4 من بين 5 أشخاص يضلون طريقهم أثناء البحث عن برنامج المحاسبة الأنسب للإدارة المالية داخل شركاتهم. هل تعلم لماذا؟🤔
ببساطة لأنهم لا يختارون برنامج المحاسبة وفق المعايير التي سوف نتحدث عنها في هذا المقال؛ وبالتالي يفاجئون أنهم أمام مشكلة كبيرة وإهدار لأموالهم في برنامج محاسبة مالية لا يلبي احتياجات شركاتهم ومؤسساتهم.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف ننقل لك تجارب مسؤولون وأصحاب مؤسسات مثلك نجحوا في اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لاحتياجات شركاتهم وفق معايير محددة.
ما هي معايير اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لأي شركة؟
هناك تحدي كبير يواجه كثير من أصحاب الأعمال وصانعي القرار داخل الشركات والمؤسسات المختلفة وهو اختيار برنامج المحاسبة الذي يلبي احتياجات المؤسسة بشكل مثالي. لذلك لابد أن يكون الاختيار مستند إلى معايير أساسية والاهتمام بعدة عوامل لاغنى عنها. فيما يلي بعض الإجراءات والتكتيكات المُجربة التي يمكن أن تساعدك في اختيار الأفضل:
-
تحديد احتياجات عملك
خطوة أساسية ومحورية قبل البحث عن البرامج، ألا وهي أن تحدد بدقة ما تحتاجه في برنامج المحاسبة. أو بالأدق ما يحتاجه عملك من البرنامج الذي سوف يتولى الإدارة المالية بشكل كامل.
على سبيل المثال، هل تحتاج إلى نظام ماليات يمكنه إدارة الفواتير، الرواتب، وتتبع النفقات؟ أم أنك تحتاج إلى برنامج أكثر تعقيدًا وشمولًا يغطي إدارة الضرائب والتحليلات المالية المتقدمة؟
وكلما نجحت في تحديد احتياجاتك واحتياجات عملك بوضوح ودقة، كلما كان اختيار البرنامج أكثر سهولة وسرعة.
-
النظر في حجم الشركة أو المؤسسة
حجم الشركة واحد من أهم العوامل التي تتحكم في اختيار برنامج المحاسبة؛ لأن حجم الشركة هو الذي يتحكم في احتياجات العمل واحتياجات الإدارة المالية تحديدًا.
على سبيل المثال، قد تحتاج الشركات والأعمال الصغيرة إلى برامج محاسبة أساسية مثل QuickBooks أو Fekra POS أو Zoho Books، بينما تختلف نوعية البرامج التي تحتاج إليها الشركات الكبيرة تبعًا لاحتياجاتها المُعقدة بعض الشيء؛ لذلك تلجأ إلى برامج أكثر تقدمًا وشمولًا مثل Fekra ERP أو SAP وغيرها من برامج المحاسبة الكبيرة والمتقدمة.
-
سهولة الربط والتكامل مع الأنظمة الأخرى
في زمن التحول الرقمي الذي نعيشه اليوم، تحتاج الشركات من مختلف أحجامها الربط بين جميع أنظمتها لتسهيل مزامنة ومشاركة البيانات آليًا بسرعة وسهولة وأمان. وفق هذا لابد أن تتأكد من أن برنامج المحاسبة الذي قد يقع اختيارك عليه يدعم سهولة الربط والتكامل مع أنظمة العمل الأخرى، مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية، أو إدارة المخزون، أو إدارة علاقات العملاء، أو إدارة وتخطيط موارد المؤسسة وغيرها من الأنظمة.
-
الدعم الفني وتحديثات النظام المستمرة
تحتاج البرمجيات بشكل عام إلى تحديثات مستمرة للنظام، خاصة مع التطور التكنولوجي وتطور ونمو الشركات وبالتالي التغير المستمر في احتياجاتها. لذلك ابحث عن برنامج محاسبة من مزود خدمة يوفر دعم فني جيد على مدار الساعة وتحديثات مستمرة للنظام. فالشركة التي توفر دعمًا قويًا ستساعدك في حل أي مشكلات تواجهها بسرعة، وتحديثات النظام تعني أنك ستحصل دائمًا على أحدث التقنيات والمعايير المحاسبية.
-
سهولة الاستخدام
ابحث عن برنامج محاسبة سهل الاستخدام لا يحتاج من المستخدمين خبرة برمجية أو مهارات تقنية معينة للاستفادة من واستخدام البرنامج. إلى جانب ذلك تأكد من أن يدعم البرنامج واجهة مستخدم واضحة، خاصة إذا لم يكن لديك فريق متخصص في المحاسبة المالية. البرامج التي تتميز بسهولة الاستخدام وواجهة المستخدم البسيطة والواضحة يمكنها تسهيل عملياتك المالية وتعزيز إنتاجية فريقك وتوفير الكثير من الوقت والجهد.
-
أمن وسلامة البيانات والموثوقية
الأمان والموثوقية يأتيان في قمة أولويات الإدارة المالية؛ بسبب التعامل مع بيانات ومعلومات حساسة ومهمة للغاية؛ لذلك لا يمكنك تجاهل عنصر مثل هذا. وفقًا لهذا المعيار، لابد من التأكد من أن برنامج المحاسبة يوفر معايير أمان عالية لحماية بياناتك الحساسة من أي اختراق أو ضياع. برامج المحاسبة التي تعتمد على السحابة تقدم مستويات أمان عالية، ولكن يجب التأكد من سمعة مزود الخدمة.
-
التكلفة والميزانية
التكلفة معيار غاية في الأهمية مقارنة بباقي المعايير التي شرحناها؛ لذلك لا تنسَ النظر في تكلفة البرنامج. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يناسب ميزانية شركتك ويقدم القيمة مقابل السعر. وأثناء بحثك عن أفضل برامج المحاسبة سوف تجد أن بعضها يقدم خطط دفع مرنة، مثل الدفع الشهري أو السنوي.
في هذا الشأن تحديدًا، لابد أن تحدد بوضوح الميزانية التي يمكن لشركتك تحملها لشراء نظام محاسبة مالية احترافي.
-
الامتثال للمعايير العالمية والتوافق مع اللوائح القانونية والضريبية المحلية
تجنب تمامًا وبشكل قاطع إدارة ماليات مؤسستك أو شركتك أو أيًا كان عملك من خلال برنامج محاسبة مالية لا يمتثل لمعايير المحاسبة المالية العالمية، وغير متوافق مع اللوائح القانونية والضريبية في البلد التي تعمل بها. هذا من شأنه أن يحمي عملك من ارتكاب مخالفات مالية وتوقيع عقوبات شديدة على شركتك أو مؤسستك من شأنها تكبيدك خسائر طائلة وقد يصل الأمر إلى إغلاق شركتك وتعليق عملها إلى الأبد.
لذلك كن حذر تمام الحذر في هذه الجزئية وتأكد بشكل قاطع من هذا الأمر.
واعلم أن اللوائح والقوانين تختلف من بلد لآخر ومن مقاطعة لآخرى؛ لذا تأكد من أن نظام المحاسبة الذي تستخدمه أو سوف تختاره متوافق مع قوانين هذه البلد وضرائبه.
-
التجربة المجانية
معيار أخير مهم للغاية يضمن لك عدم إهدار المال في برنامج محاسبة غير ملائم أو مناسب لاحتياجات شركتك المالية، وهو التجربة المجانية للبرنامج قبل الاشتراك أو الشراء والتعاقد.
وبشكل عام، قبل الالتزام بشراء برنامج معين، حاول الاستفادة من الفترات التجريبية المجانية التي تقدمها العديد من الشركات. وتوفر معظم شركات البرمجيات فترة تجربة مجانية تصل إلى 14 يومًا لبرامجها من أجل اختبار النظام بفعالية والتأكد من أنه مناسب لعملك ويلبي احتياجاتك المختلفة.
وتختلف فترة التجربة المجانية من شركة إلى أخرى على حسب معايير الشركة نفسها، فبعض الشركات تمنح فترة تجربة مجانية تصل إلى 7 أيام فقط، والبعض الآخر لا يوفر هذه الميزة على الإطلاق.
لذلك ننصح بالتعامل مع الشركات التي توفر فترة تجربة مجانية للعملاء قبل إتمام الشراء، وننصح كذلك بتجريب كل صغيرة وكبيرة داخل البرنامج من أجل التأكد من أنك بصدد برنامج المحاسبة الأنسب لشركتك والأفضل في الإدارة المالية.
هل ترى معايير أخرى يجب أن نختار وفقًا لها؟🤔
تلخيص:
يواجه كثيرون صعوبة في اختيار برنامج المحاسبة المالية المناسب لاحتياجاتهم المالية داخل الشركة أو المؤسسة الخاصة بهم. وكثير منهم يقع اختياره على برامج لا يمكنها تحقيق أهداف الإدارة المالية، وبالتالي يتكبدون خسائر كبيرة بسبب هذا الاختيار الخاطئ.
لذا، في هذا المقال، وضعنا لك مجموعة من أهم المعايير المُجربة التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند اختيار برنامج المحاسبة المالية الذي سوف تدفع له. هذه المعايير تشمل تحديد اختياجات عملك، وحجم شركتك، وإمكانية التكامل مع الأنظمة الأخرى، والأمن السيبراني، وغيرها من المعايير نهاية بالتجربة المجانية.
وباختيار البرنامج المناسب، ستتمكن من تحسين كفاءة العمليات المحاسبية في شركتك، تقليل الأخطاء البشرية، وتوفير الوقت والمال.
شاركنا، هل لازال اختيار برنامج المحاسبة المالية يمثل تحديًا كبيرًا بالنسبة لك؟
إضافة تعليق جديد